Опис и резиме етикета пословног писма за читање бесплатно онлине.
Етикета пословног писма
Данас је традиционални систем пословне кореспонденције претрпео радикалне промене. Захваљујући модерним средствима комуникације и темпу живота, писма стижу до адресата скоро брзином муње. Штавише, они често постају саставни део пословних процеса. Међутим, недостатак времена за читање дугих и збуњених порука о интензивно радној продукцији и, штавише, у сфери међународних односа, често искључује могућност потпуног уважавања приједлога њихових аутора.
У том смислу, сваки менаџер и његов протокол или ПР-служба имају хитну потребу да унапреде културу писања у бизнису: морате бити у стању да изаберете врсту писма или одговора који је одговарајући за одређену ситуацију, примените одговарајуће језичке формуле, можете уредити сопствене текстове, деловати као дизајнер и коректор тако да послато слово има жељени ефекат. Заиста, колико је текст поруке тачан, писмен и „политички коректан“, на ком је папиру написано, у ком омоту и на који начин је послан, успех решавања конкретних питања ће у великој мери зависити од рада предузећа, институција и образовних институција. али и однос између земаља.
Стога смо поставили циљ - објавити књигу у стилу модерног "Писца", која би свакодневно и сатно помагала свима који су укључени у орбиту међународних односа компетентно и ефикасно компоновали пословна писма и слали своје поруке у Русији иу иностранству.
Надамо се да ће наше наредно издање серије „Дипломат Либрари“ бити у стању да донесе практичну корист читатељима.
Генерални директор Државног Јединственог Предузећа "Инпредсервице"
Епистоларни жанр постоји од давнина. Временом се мијењао само материјал на којем су писали знакове, слике и писма. На пример, у Русији су се често користиле коре брезе, као и даске на којима су правили белешке-зарезе. Звали су их “носом”, од којег је израз “закопао у нос”. Иначе, плоча са урезима могла би се спустити у воду, као нека врста поште.
Писали су на брезовој кори и даскама тако што су стискали и резали слова дрвеним, коштаним и жељезним штаповима, који су се звали "писање". Није искључено да је таква "технологија" изумљена да помогне неписменим трговцима, који су требали некако поправити своје финансијске трансакције, узрокујући повреде. Дешифровали су бројањем броја зареза - „штапића“. Такви уређаји били су широко распрострањени не само у Русији, већ иу средњовековној Европи, где је такође била пуна неписмених људи.
Најстарија скрипта се сматра источном. У древном Египту, најприје су писали на свим глатким површинама, на зидовима, на равним каменовима, па чак и на посудама. У Сумеру и Вавилону широко су се користиле глинене таблете. Тада се на истоку појавио папирус и пергамент, а после њих, почев од 15. века, папир. Стога су писмо и материјали за њега веома блиско повезани са географском, климатском и биолошком зоном људског становања.
Из древне књижевности добро је познато да је иу тим временима постојала етикета писања писама. Тако је, на примјер, одлучено да се писмо не започне с именом приматеља, већ с именом пошиљатеља, након чега слиједи поздрав уз угодне жеље и тек онда текст саме поруке.
Уобичајени облик писма коришћен у наше време, као и запечаћене коверте, почео је да се користи само у двадесетим годинама КСИКС века у Енглеској, а средином истог века почеле су да се користе поштанске марке.
Није битно шта, али у сваком тренутку људи су покушавали да изразе своје мисли и реше хитне животне проблеме путем писама, уз помоћ којих су размењене информације и направљени разни предлози. Што се тиче лингвистичких формула, стила и варијација кореспонденције, начина писања писама и рада са њима - све то је створено и усавршавано током векова.
Не без радозналости. На пример, за време владавине Ивана Грозног није било никога ко би се усудио говорити против краља. Једини изузетак био је митрополит московски Филип. Често је писао цару у којем је оштро осуђивао опричину и увреде које су починили опричници. Ове поруке пре него што је краљ демантовао да их је назвао "филкинским писмима", показујући његов одбојан став према њиховом садржају и лично према митрополиту.
Да би се руски бирократски народ подучио исправном писању, почетком 18. века почели су да се објављују „службеници“ - збирке докумената. Претече „чиновника“ биле су „службене“, познате на Западу у ВИИ веку и појављивале се у Русији најкасније у КСВ веку. Они су садржавали узорке конструкције докумената по одређеном обрасцу, узорковане скупове фраза и израза који су били саставни дио формалне етикете и одражавали службене односе. Друга врста раних писаца - "титулники", која садржи информације о томе како снимити пуну краљевску титулу. Боја папира, која би могла бити плава, наранџаста, жута и друга, аутори чиновника саветовали су да пажљиво бирају, како се не би прекорили због недостатка укуса.
Услови за рукопис били су довољно високи. Данас нисмо једини који покушавају да предају модерне руске бирократе, који су навикли на смс и е-маилове, да пишу писмена писма. У том смислу постоји мноштво литературе и практичних приручника. Нажалост, у већини њих не постоје узорци оптималног обрасца писања и употреба стандардних формула, које омогућавају да се суштина писма пренесе на најпрецизнији начин, одабере одговарајући тон, уљудно га поздрави и исправно се опрости.
Вјерује се да су најбољи мајстори епистоларног жанра дипломате, чија ријеч и, штавише, "писана оловком" увијек треба звучати прецизно и јасно. Стога бих био посебно сретан ако би ова књига била корисна.
Класификација пословних писама
Пословна писма су званични документи који се користе за решавање разних проблема који се јављају у процесу пословне комуникације, као и бројна оперативна питања. Поред тога, у облику пословних писама, честитке и захвале могу се послати или предати у име управе предузећа, институција, организација, укључујући дипломатске и конзуларне мисије. У овом случају, писма и писма захвале од шефова јавних власти се изједначавају са наградама.
Многе референтне књиге дијеле пословна писма према њиховим функционалним карактеристикама у двије групе:
✓ слова којима је потребан одговор (писмо за подношење захтева, писмо захтева, писмо жалбе, писмо предлога итд.),
✓ писма која не захтијевају писмо одговора (писмо упозорења, писмо с подсјетником, позивно писмо, итд.).
Међутим, општеприхваћена правила протокола, која су обавезна не само за дипломате и службенике, већ и за све запослене, захтијевају обавезан одговор на сва примљена писма (осим циркуларних и пропратних писама, као и усмених нота).Дакле, не само да су информисани о њиховом пријему, већ и изражавају захвалност што су позвали и потврдили учешће или не учествовање у догађају, као и прихватање или неслагање са подсетником или са неоправданим упозорењем.
По структурним карактеристикама Пословна писма су подељена на:
✓ стандард, састављен у складу са специфичном регулативом у складу са темом и написан у облику стандардних синтактичких структура,
✓ заштићено ауторским правом, написано на сопствени начин и узимајући у обзир карактер лица примаоца.
По теми пословна писма се деле на:
✓ пословање, остваривање економских, правних и финансијских односа са партнерима,
✓ комерцијалне, које се баве питањима логистике и продаје, гаранцијским обавезама, итд.
Према начину поласка Пословна писма су подељена на:
✓ коверте послане куриром или поштом
✓ факсимил, послан факсом,
✓ електронска, послата е-поштом.
У овом случају, допуштено је истовремено слати поруке на више адреса. Међутим, према општеприхваћеним етикетним стандардима, писма намијењена за симултано слање на више адреса могу бити само кружна, пратећа или у облику порука намијењених широком кругу људи, као иу облику саопштења за медије.
Шта је етикета
Пре него што почнете да говорите о пословном писму, морате се прво сетити шта је етикета. Ово је успостављен поредак понашања у друштву, скуп манира и правила тзв. Доброг тона, које сваки интелигентни, образовани човјек мора слиједити како не би био познат као некултуран. Ова историјска правила су саставни дио друштва.
Култура писања: опште карактеристике
Култура писања се, наравно, не односи само на пословно писање. Постоје многе врсте и начини писане комуникације. Све су различите, свака има своје карактеристике, али постоје неке заједничке карактеристике. Међу њима су:
- ослањање на нормализовани књижни језик уз претпоставку некњижног речника,
- коришћење сложене синтаксе
- фиксни редослед речи у реченици,
- јасна структура текста
- висока писменост.
Етикета пословних писама
Када се од нас може тражити да напишемо пословно писмо? Наравно, ако радимо било какав посао са организацијама и / или појединцима. Оно што пишемо нашим партнерима, колегама, клијентима, начин на који припремамо наше писмо, постаће лице наше компаније и представити нас или у повољном светлу, или у не тако добром. Осим ако, наравно, нисмо компетентни у етикети писања пословних писама. Да не бисте изгубили лице, морате научити сљедеће трикове. Иначе, корисно је имати и такво знање, јер и најмања грешка, мала неусклађеност са правилима може пословно писмо претворити у некомпетентну са правног становишта.
Специфичност пословних односа
Пре него што директно говоримо о етикети пословних писама, неопходно је разумети како се пословни односи генерално разликују, шта их карактерише, које су њихове карактеристике. Главна карактеристика радних односа је одсуство (било потпуно или скоро комплетно) у тим односима личне нијансе. По правилу, свако од нас је изузетно сакупљен, смирен, љубазан - тешко да ће било ко плесати тамбурашем, на пример, или извести друге акције сасвим логично у друштву пријатеља, већ прилично смешно за радно окружење. То се, иначе, односи не само на поступке, већ и на емоције - можете себи допустити да се насмејете или осмехујете, или чак и незнатно испољавање беса, али хомерични смех, хистерија, сузе и слично изгледају сасвим неприкладно, све се то тиче само емоција на послу. На послу обично носимо маске, показујући вјештину, конзистентност и прибраност.
Пословна комуникација се не може завршити када се жели. Пословни партнер или клијент неће разумјети ако се усред важног састанка изненада појавимо и напустимо публику. Не можете игнорисати саговорника, не можете одговорити на позиве или писма. Све ове карактеристике заједно помажу да боље разумемо шта говорни етикет пословног писања треба да буде.
Општи захтеви
Прво на што обраћамо пажњу када примимо писмо је папир. Према захтјевима етикете пословног писма, папир мора увијек бити кристално јасан и ни на који начин не смрскан. Адресати поруке ће имати најбољи утисак о организацији ако се испостави да је писмо написано на меморандуму компаније. Прва страница није нумерисана, на свим осталим арапским бројевима се ставља.
Постоји још једна веома важна ствар у етикети пословне кореспонденције. Пословно писање подразумева високу писменост и одсуство правописних грешака. Стога, ако постоје празнине у познавању руске граматике, препоручује се да не журите да шаљете кореспонденцију, већ је поново провјерите за могуће недостатке.
Такође, општа препорука за папир и е-маил је жеља да се у писаном говору не користе сложене структуре - то је прикладно само у правним документима. Не користите скраћенице - само опште прихваћене. Но, у норми пословног бонтона су разнолике марке и аргот - професионални жаргон. Читав документ се чува у службеном пословном стилу.
Још једна важна ствар која се чита из писма: треба да буде што љубазнија и пријатељска. Ни за једну од тактичности, грубости не долази у обзир. Осим тога, пословно писмо предлаже специфичности, јасну изјаву њихових мисли.
Ако прималац не говори руски, текст поруке треба да буде написан на његовом језику или на међународном енглеском језику. Иначе, такав документ треба написати само на једној страни листа, а други треба да буде чист.
Израда докумената, морате осигурати да нема трансфера. Сам текст мора бити откуцан у једном и по или два интервала, са маргином од два центиметра лево.
Пословно писмо има своју јасну, посебну структуру. Истовремено, не постоји јединствени стандард за папирне документе: различите компаније могу имати своје варијације. Придржавају се само одређене композиције дијелова писма: нужно морају имати “капу”, поздрав, главни дио и опроштај. Не заборавите на лични потпис на крају писма.
Иначе, такозвано уоквиривање поруке - почетне и завршне фразе - називају се оквиром етикете. Помаже успоставити прави однос са адресатом. Поред тога, правила етикете пословних писама и примери њиховог писања демонстрирају употребу разноврсних говорних клишеја у порукама (о чему ће касније бити ријечи).
Важна нијанса дизајна пословног писма остаје исправно кориштена жалба. Пре револуције у нашој земљи, апел је био "сир" или "госпођа": сматрало се универзалним, такозваним било ким. Сада не постоји таква универзална апелација, иако се често у пословним писмима нађе реч "лорд" или "мадам" - изгубивши своју ранију популарност, она се постепено враћа у свакодневну употребу. Ово се може упутити пословном партнеру, званичнику, али не клијенту или колеги.
Најчешће и универзално тренутно се сматра жалба "Драга" или "Поштовани господине", али у ствари није. На сличан начин, на пример, не може се обратити такозваним ВИП особама - посебно важним особама, које се сматрају гувернерима, градоначелницима, председницима. У том случају, потребно је да започнете писмо са адресом "Драга" (друга опција - "Драга").
Ако је порука упућена на неколико људи одједном, а сви су представници исте професије, било би прикладно да се такав третман користи као “Драги колеге” (у случају да су сви примаоци жене, дозвољено је да пишу “Драге даме”, ако су мушкарци - онда “Драги даме”. господо ”) Ако је писмо послано на адресу једног лица, строго је забрањено да се не користи име или презиме. Ово је дозвољено само у горе наведеном случају (када је прималац група лица) или у интеракцији са правним лицем.
Што се тиче завршетка поруке, мора се запамтити: она није ништа мање значајна од почетка. На крају писма изражава се нада за даљу сарадњу, повјерење у сигурно и / или ускоро рјешење питања и слично. Овде такође не треба указивати на раније потешкоће које су се десиле - на пример, одлагање одговора или непостојање једног. Ове фразе се сматрају негативним знацима етикете пословног писма и сматрају се невољношћу да се настави однос, као и непоштовање према саговорнику. Важно је схватити да је то неприхватљиво.
Е-пошта: Бусинесс Етикуетте
Друга могућа верзија кореспонденције - е-маилом. И овде има више њених особина. Тако, на пример, ако прималац прими поруку по први пут, онда је потребно почети са представљањем сопственог предузећа, описујући његове активности, са могућим задацима који се требају обавити. У току дуге кореспонденције потребно је сачувати историју прошлих писама, на основу којих се гради свака наредна порука.
Прво писмо свакако мора укључивати поздрав и адресу. У каснијем, ако је потребно, брзом одговору, можете изоставити жалбу (ако је потребно). У он-лине комуникацији, многи не сматрају да је потребно ставити знакове интерпункције, као и писати без великих слова. У пословном бонтону е-поште, то је неприхватљиво.
Величина е-поште не би требало да буде превелика - по правилу је половина величине еквивалентног папира. У истом случају, ако је потребна велика количина информација да би се обавијестио прималац, у тексту писма треба навести само кратку попратну напомену, а сам материјал треба приложити као прилог с ријечју или било којим другим документом - то је оно што етикета пословног писма захтијева путем е-маила. Пример такве поруке може бити: “Добар дан, драги г. Иванов! Шаљемо вам узорке наших рекламних књижица. Можете их прочитати у прилогу ... ".
Што се тиче потписа, онда мора бити. Можете се претплатити на крају сваког слова, а можете направити и аутоматски потпис, који ће бити постављен аутоматски. Ову опцију често користе представници великих компанија. Потпис мора да садржи ваше име, презиме, положај, контакт информације, место рада. Требало би да буде дизајнирано тако да стане седамдесет знакова и да не заузима више од пет или шест редова.
Морам да кажем неколико речи о одговору на поруку. Пословни етикет електронске поште подразумева одговор на поруку у року од два дана - не више. Ако вам треба више времена, обавестите саговорника. Одговор на све поруке одржава репутацију компаније или предузетника. Да бисте тачно знали да ли је писмо стигло до примаоца, можете користити функцију обавештења о пријему - потврда о испоруци ће доћи аутоматски. Осим тога, није забрањено обављати пробни позив.
Говорне формуле, или клишеји
Клише, говорне формуле, говорне марке - шта год ви кажете, али ће ипак бити саставни дио пословне кореспонденције. Из школског курса се сећамо да се клишеи називају стабилним изразима. Нема их много:
- Жаљење се може изразити кориштењем сљедећих фраза: "Нажалост, немамо прилику да се сложимо ...", "Жао нам је да обавијестимо ...", "Нажалост, присиљени смо извјештавати ..." и тако даље.
- Захвалност су означени таквим клишеима као: "Допустите ми да изразим своју захвалност ...", "Хвала вам ...", "С обзиром на ваш допринос ...".
- Можете послати позивницу на догађај користећи марке: “Имамо част да вас позовемо ...”, “Надамо се вашем договору ...”, “Драго нам је што вас можемо позвати ...”, “Биће нам драго да вас видимо ...” и слично.
- Писмо можете попунити фразама: "Чекамо нове идеје од вас ...", "Желимо вам успјех ...", "Надамо се даљњој плодној сарадњи ...".
Златна правила пословне кореспонденције
Све карактеристике и препоруке које се односе на вођење пословне кореспонденције могу се поставити у неколико правила. Кратак етикет пословног писма је следећи:
- Употреба поздрава и личних жалби, осим када то није потребно.
- Свако писмо захтева одговор. Са електронском интеракцијом, време одговора не би требало да траје дуже од четрдесет осам сати. Међутим, одговор треба написати само пажљивим разматрањем.
- Ако је могуће, морате обавестити примаоца о пријему његовог писма. Такође можете да одредите време одговора на поруку.
- Потпис на крају папирног писма, откуцаног на компјутеру и одштампан, мора се ставити руком. Штампани потпис или, још горе, печат на његовом месту је знак непоштовања и лошег укуса.
Честе грешке у пословној кореспонденцији
Постоји неколико наизглед ситница које ипак могу постати фаталне у случају пословне комуникације. Често те мале ствари доводе до прекида узајамно корисних односа, прекида трансакција и других таквих непријатних ствари. Треба да упознате непријатеља лично!
- Не можете писати (и звати се!) За рад након радног времена! Колико често, не желећи да будемо стрпљиви до јутра, узнемиравамо наше партнере, клијенте, колеге у девет, десет или чак једанаест увече. Чини нам се да ће током ноћи све нестати, пропасти, пропасти и да ће бити немогуће спасити ситуацију. А они ретки примерци који су у стању да издрже до јутра, из неког разлога, сматрају да је шест ујутро време за комуникацију. Уосталом, ако не спавам, онда нико не спава. Јао, ово понашање је само досадно и окреће се против нас.
- Ово је већ индиректно поменуто, али ипак - не може бити познавања! Комуникација на послу се јавља искључиво на „Ви“ (великим словом, то значи - уљудност и поштовање).
- Прекомерна размена љубазности такође може да повреди. Прво, потребно је драгоцено време, и друго, изгледа помало досадно и досадно. Нема потребе да будете ревни.
Књиге о етикети, или шта читати
Данас има толико литературе да понекад очи бјеже. Постоји и довољно књига за културу говора, укључујући и писање.
Они који желе да буду обучени у овој области могу бити саветовани о следећим радовима: “Етикета пословног писма” Олега Давтиана, “Култура писаног језика” Татјане Дегтереве, “Етикета руског писма” Натаље Формановске и Алле Акишине, “Пословни етикет” Елена Бер, “Руски говорни бонтон” Наталије Формановскаа и много других.
Занимљиве чињенице
- Захтеви етикета пословног писма подразумевају употребу ускличника на крају жалбе како би се нагласио проблем или особа.
- Позив примаоцу показује ближи и успостављенији однос, а презиме наглашава удаљеност.
- Етикета пословних писама у Русији карактерише изједначавање полова, јер је већина професија често само мушки.
Придржавање правила пословне кореспонденције није тако тешко, јер не толико. Запамтите их - мала наука. Али у очима оних око вас, особа која посједује етикету пословних писама увијек ће бити образована и култивирана, с којом је угодно бавити се.
Пошаљите свој добар посао у базу знања је једноставан. Користите форму испод.
Студенти, дипломирани студенти, млади научници који користе базу знања у својим студијама и раду ће вам бити веома захвални.
Постед он хттп://аллбест.ру
Током протекле деценије, е-маил је постао, можда, један од најпопуларнијих средстава за пословну комуникацију. Данас је прилично тешко наћи особу која не користи е-маил у својој пракси интерперсоналне и интеркултуралне комуникације. А ја нисам изузетак. Ово је већ 15. година сваког мог радног дана, почевши од провјере е-поште. Скенирајући на први поглед адресе и теме долазних порука, одлучујем која слова читати, а које избрисати без отварања. Читајући бројне е-маилове, дошао сам до закључка да нажалост врло мало људи има идеју о правилима е-маил етикете. Али они морају бити поштовани, иначе ризикујемо да ненамерно изазовемо неугодност, срамоту или чак ненамерно увредимо онога кога пишемо. Не заборавите да је наша пошта показатељ наше професионалности.
Шта треба да обрати пажњу на сваког корисника? Овај чланак формулише 19 правила на основу мог дугогодишњег искуства у кореспонденцији са страним и руским колегама, као и искуства других корисника електронске поште.
1. Када направите е-маил, попуните сва поља
Генерално, структура пословне е-поште може бити представљена на следећи начин:
1. Адреса и име пошиљаоца.
2. Адреса примаоца.
5. Писмо које се састоји од поздравне поруке, главног текста писма, закључка и потписа.
2. Адреса и имепошиљалацтреба да буду препознатљиви
Ако особа чека ваше писмо, онда у колони „Од“ тражи ваше име, са којим сте се упознали, или адресу е-поште коју сте навели у вашој визит карти. На пример, када покренем поштанско сандуче, у колони име пошиљаоца увек унесите моје име и презиме. Ја то радим зато што сам, гледајући разне псеудониме и надимке у колони „Од“, опрезно отварам ова писма: шта ако постоји спам у овом писму или још горе - вирус? На примјер, никада нећу отворити писмо с адресом котик34@иахоо.цом, осим ако, наравно, не знам од кога је то. Стога, за пословну кореспонденцију, препоручљиво је да имате адресу е-поште која садржи ваше право име и скраћеницу ваше организације, на пример, Цатхерина.Мајер@иахоо.цом. Највеће повјерење је узроковано адресом која садржи ваше право име и име ваше организације у називу домена, на примјер, Наталиа.Илиасхенко@новсу.ру.
3.Обавезно попуните колону "Предмет"слова
Предмет писма је посебан захтев писма. Његово присуство у великој мери олакшава рад са електронском поштом. Сјетите се гледања пописа слова Топицс прије него што одлучите прочитати писмо или га, без отварања, послати у смеће. Судбина писма веома често зависи од њеног предмета, посебно ако вам име и адреса пошиљаоца не кажу ништа. Стога, будите сигурни да научите како да исправно направите: треба да привуче пажњу примаоца, да буде кратка - не више од 50 знакова - и до тачке. Поједностављенији, директно или примамљиво предмет вашег писма ће звучати, вјероватније је да ће ваше писмо бити прочитано и да ће добити одговор.
Посебну пажњу треба посветити размишљању о теми када први пут пишете некоме. Уосталом, прималац, видевши адресу и име које му је непознато, може да мисли да је то спам. Други начин да добијете одговор или прилику да се прочита јесте да користите име примаоца у линији предмета. На пример, "Добро вече, Наталија!". Овај приступ ће такође повећати вероватноћу читања ваше преписке. Али интересантније је писмо са темом која садржи фразу као што је "Радно законодавство и актуелна питања и позиције државних органа" или "Куповина са попустима!" Или "Можеш ли то да решиш са мном?" вероватно спам. Исто ћу учинити и са писмом без субјекта, јер етикета е-поште омогућава да се не одговори онима који га грубо крше.
Шта још треба запамтити приликом писања теме? Предмет писма је црвена нит читаве поруке. Ако одговорите на нечији емаил, али основна идеја дијалога се мења, промените тему у складу са тим, и још боље започните дискусију о новом питању креирањем новог писма, јер промена теме дискусије без промене теме овог писма може довести до забуне. и потешкоће.
4. ИспКористи Ре: само за одговор.
Обично, након што прочитате е-маил и желите да му одговорите, притиском миша на одговарајући тастер на екрану монитора добијате образац за састављање одговора у којем се налази адреса вашег саговорника, текст његовог писма, као и предмет његовог писма, пред којим значи "Ре:". Треба имати на уму да је "Ре:" скраћеница од енглеске ријечи "Репли:" или "Респонсе:" и значи "Мој одговор на:". е-маил пословна етикета
Стога, ако се предмет слова промени, обавезно уклоните овај симбол. А то уопште није ситница, као што можда мислите: “Ре:” у комбинацији са новом темом ће изгледати искрено глупо и обманути ће примаоца, јер ће можда помислити да је добио одговор на писмо које није написао.
5. Залијепите адресупоследњи прималац
Да бисте избегли прерано слање, унесите адресу примаоца само када је писмо написано, проверено и спремно за слање. Будите опрезни са дугметом "одговори": проверите да ли сте послали писмо некоме кога желите.
6. Обавезно напишите поздрав који се састоји од поздравне ријечи и имена примаоца.пре главног текста писма
Поздрав је кратка реченица из које почиње слово. Нажалост, постоје неки корисници који верују да поздрав у е-поруци не мора да буде написан, јер је то наводно бесмислена реликвија папирне поште, која не садржи никакве значајне информације и садржи само речи на позив. Ово је у основи погрешно. Поздрав носи информације о одгоју особе која сачињава писмо. Претпостављам да не желите да будете сматрани непристојним и лошим. У овом случају, пратите правила е-маил етикете.
Као поздрав, користите следећи облик жалбе: "Добар дан, драги (истакнути) + име, име и презиме" или "Поштовани (истакнути) + име, име и презиме, хало" и тек онда наставите са сврхом ваше поруке. У Европи је уобичајено да се увек помиње "Поштовани господине", или мање формално, поготово ако сте упознати са адресатом, нпр. "Драга + Име", чак и ако вам адресат уопште није скуп. У САД, гдје је темпо живота и кореспонденција интензивнији, е-маил почиње са поруком која се састоји од имена и кратког "Хи + наме".
Напомињемо да се на руском језику узвичник ставља након писања у било ком жанру кореспонденције: у пословном, приватном, службеном, итд., Док се на енглеском језику у свим овим жанровима ставља зарез, што често доводи до конфликта културе. Говорници енглеског језика су збуњени око узвичника у писмима која су написали Руси: “Деар Јохн! Руси који се говоре руским језиком вријеђа се зарезом након имена: они нас не поштују, знак узвика жали због какве "Драга Светлана, "?! Да, на руском језику знак узвика се користи много чешће него на енглеском, што указује на већу емоционалност и, очигледно, на отворенију манифестацију емоција. Али не би требало да идете у крајности и стављате три (или више) ускличника, јер ће на крају поздрављања бити схваћени као неприкладан крик и могу вређати вашег примаоца.
7.Исправно структуирајте своје писмо
Пошто је читање са екрана монитора много теже од читања папирних медија, веома је важно исправно структурирати е-пошту.Раздвојите текст у логичке параграфе и користите неколико кратких реченица уместо дугих реченица. Покушајте да ваше реченице садрже више од 15-20 речи. Одвојите параграфе један од другог са увученим или празним редовима.
8.Будите краткии суштински изразите своје мисли
Главни текст писма из првог параграфа треба да привуче пажњу читаоца не мање од његове теме. Запамтите ограничено време вашег потенцијалног читаоца. Његово време је његов новац. Дакле, он је спреман да вас се што пре отараси, односно да вам пошаље писмо у корпу. Не губите време и простор на презентацији себе и приче о томе шта радите. На крају крајева, он вас већ познаје ако вам је дао своју поштанску адресу. Почните са сврхом писма, то треба јасно навести у првој реченици. Ако су прве реченице правилно формулисане, постоји врло велика вјероватноћа да ће је приматељ вашег писма прочитати до краја.
За разлику од е-маила, е-маил је намијењен брзом пријеносу информација, стога покушајте да не шаљете дуге е-маилове. Ако требате послати важне информације које садрже велику количину, боље је да у е-маилу направите кратак пратећи текст и сами уредите информације као прилог.
9. Ако ћете послати прилог, приложите га на самом почетку
Приложите прилог пре писања писма. Колико пута сам примио писмо, чија је сврха да пошаљем прилог, без ове везаности?! И онда је дошло писмо истог пошиљаоца са фразом "Оопс, ево ти!". Таква непажња можда неће на најбољи начин утицати на вашу пословну репутацију.
10. Немојте слати непотребне датотеке.
Запамтите: када први пут пишете некоме, не прилагајте прилоге. Ако и даље шаљете неки прилог без договора са примаоцем, обавезно упишите у текст слова коју врсту датотеке је. У супротном, може да помисли да је ваша приврженост вирус који је неовлашћено прикључен и да ће га уништити без читања, јер је опасно отворити могући вирус. Успут, такви вируси често долазе са спамом.
Не прикључујте прилоге величине веће од 5 МБ, јер је таква непријатна ситуација могућа: ваш фајл ћете послати на маил сервер у року од секунде, а ваш ће га прималац преузети пуних сат времена. Наравно, ни на који начин се такве огромне количине не могу слати без договора са примаоцем.
11.Приликом састављања одговора на одговореверионепитања која су вам постављена
Ако одговорите некоме на писмо, покушајте да одговорите на сва питања која су вам постављена. Изгледа тако природно и разумљиво, али се ипак врло често испоставља да људи не одговарају на нека од питања која им се постављају. Из мог искуства знам да је ово једно од најчешће кршених правила електронске кореспонденције. Тишина питања је веома неетична са ваше стране - на крају крајева, другој особи је потребан ваш одговор и чека на њу, али је не прима у писму. Ако вам је тешко да одговорите, пишите директно. Само немојте ништа остављати без одговора, иначе ће ваш саговорник морати да понови своје питање и нећете избећи да одговарате својим ћутањем.
Ако пишете пријатељу или добром пријатељу, у свом писму можете навести оригиналну поруку у количини довољној да вам омогући да правилно вратите контекст овог одговора, а под сваким таквим цитатом напишите одговор на овај приједлог или питање. Не заборавите да на неки начин одвојите текст ваше поруке од текста цитираних писама, онда ће ваш одговор бити лакши за читање. Обично се знак ">" користи у ове сврхе, иако то није једина опција. Ако одговорите на пословно писмо, оставите сав стари текст непромијењен и напишите горе наведени одговор.
12. Пре слања писма, проверите правопис,граматика и интерпункција
Чињеница да је е-маил брз начин комуникације не значи да би требао бити неопрезан. Израдите своје фразе можда компетентније у смислу правописа и граматике. Ово је важно не само зато што неписмено написано писмо може покварити утисак о вама, и зато што је веома тешко читати текст без зареза и периода. А ако ваш програм има опцију за проверу правописа, зашто је не користити?
13. На е-пошту треба одговорити.
Е-маил је веза са другим људима, а за то, мало љубазности никада не боли. Према правилима етикете, на е-пошту треба одговорити, а вријеме одговора не би требало да пређе три дана. Имајте на уму да ако не одговорите на е-поруку у овом периоду, то је јасно одбијање комуникације. Ако вам је потребно више времена да одговорите на писмо, вреди објаснити разлоге за кашњење. Када примите писмо које садржи прилог, обавезно потврдите да је прилог достигао и отворио нормално.
Када примите нежељене поруке од непознатих особа, не можете одговорити на њих. Могу се избрисати без читања. Пошто није добио никакав одговор, дописник мора да вас добро разуме. Ако не разуме и пошаље поновљено писмо, он је кршилац етикете, а не ти. Поготово зато што се нежељено писмо може испоставити да је спам и сваки одговор дозвољава спамеру да претпостави да је успостављен контакт. Када примите нежељену е-пошту са приложеном датотеком, избришите датотеку без распакивања: највероватније је то извор рачунарског вируса.
14. Не труди сешивати потврду читања
Према правилима етикета е-маил ознака "обавештење о пријему / читању" је знак непоштовања и неповерења у партнера и, као резултат, може изазвати његову иритацију. Дакле, ако сте забринути да је ваше писмо стигло до примаоца, боље је да га позовете након слања поруке и проверите да ли је ваше писмо стигло или не. Након текста главног писма и прије потписа можете написати и сљедећу фразу: „Тражим од вас да потврдите примитак писма повратним писмом или бројевима телефона који су ниже наведени“.
15. Немојте писативелико слово
Немојте писати целокупан текст поруке капиталним фонтом, неколико речи истакнутих на овај начин би нагласило значај овог места. Ако пишете великим словима, чини се да ви вриштите. То може изазвати иритацију или другу нежељену реакцију вашег читача.
16. Никада не делите поверљиве информације путем е-маила.
Будите веома опрезни приликом слања бројева банковних картица или других повјерљивих информација у е-поруци. Запамтите да се е-пошта може пресрести и користити у сврху плаћеника. Не заборавите да е-пошта коју сте послали увек остаје у меморији рачунара.
17. Не злоупотребљавајте скраћенице и емоционални дизајн.
У пословној е-пошти покушајте да не користите скраћенице као што су БТВ (успут) или ЛОЛ (насмијте се), и такозване емотиконе ("насмејана лица"). Они су неприкладни у пословној кореспонденцији, поготово зато што ваш прималац можда не зна њихово значење.
18. На крају писма обавезно ставите свој потпис.
Понекад постоје писма која су потписана од стране „одељења за маркетинг“ или „особље на кампусу“, што изазива забуну. Коме и како се обратити у одговору? Једноставно, "Здраво", звучи као нешто безлично. Да, и ја више волим да ме контактира по имену. То је основа пријатељске комуникације - повјерења. А поверење није последњи квалитет који помаже вама и вашем пословању. Стога, свакако ставите свој потпис на крају писма. Потпис је мали блок текста који се додаје на крај ваших порука, који вас идентифицира и садржи ваше контакт податке.Направите кратак опис: не више од четири или седам линија. Дугачак потпис заузима пуно простора и може бити досадан. Укључите неколико могућих начина да ступите у контакт са вама (обично бројеви телефона и факса), као и линк на веб сајт ваше компаније.
19. Ако нисте сигурни, не шаљите писмо.
Постали смо безлични и кријемо се иза е-поште која почиње да контролише наше животе. Не примећујемо колико се наше свакодневне комуникације одвијају путем е-маила, а ризикујемо да компромитујемо односе које бисмо могли ојачати директном комуникацијом или телефонским разговором. Дакле, прије слања сљедећег е-маила, размислите, можда је боље назвати или особно упознати свог адресата?
Постед он Аллбест.ру
Слични документи
Основна правила писања модерног писма. Етикета писања писма у савременом пословању. Ставови према кореспонденцији у прошлости, примјери писања писама у прошлом стољећу и сувременом свијету. Врсте писама у природи: пословна, пријатељска, свечана.
сажетак [30,3 К], додан 04.04.2010
Карактеристике и вредност пословног бонтона, његови основни принципи: тачност, такт, поштовање, одећа. Упознавање са међународним стандардима за припрему и извршење службених писама: ширина поља, граматика, структура документа.
Испит [28,9 К], додан 09/01/2011
Кратак опис главних карактеристика пословне кореспонденције. Правила за састављање е-поште. Службена и лична кореспонденција. Типографија е-маил, основна правила за дизајн текста. Значење заменица, цртица и цртица у документу.
абстрацт [24,7 К], додато на 22.11.2014
Регистрација стандардног писма. Адреса, датум, жалба, крај, потпис, пријава. Специал маилингс. Сврха писма. Текст писма. Општа правила. Неки примјери пословне кореспонденције. Пропратно писмо уговору.
сажетак [30,4 К], додато 04/05/2003
Појам и врсте пословног бонтона. Етика и психологија разговора и преговора. Пословни доручак, ручак и вечера. Карактеристике комуникације преко преводиоца. Место службене кореспонденције у евиденцији. Структура писма упита. Врсте пословне кореспонденције.
Испит [25,6 К], додан 10.07.2013
Карактеристике говорног етикета у даљинској комуникацији, комуникацији путем телефона, Интернета. Врсте телефонских разговора. Како се понашати са тврдоглавим клијентом. Дизајн, величина и правила за писање е-поште. Одговори на е-пошту.
сажетак [29,7 К], додан 21.12.2011
Карактеристике и правила за израду плана писама са лошим вијестима. Стратегија писања: анализа циљне публике, избор одговарајућег канала и средства за ширење информација. Врсте писама са одбијањем. Израда писаних жалби.
тест [46,7 К], додато на дан 14/11/2010
Канцеларијска кореспонденција као важан део пословног бонтона. Општи услови за пословно писмо. Правила међународне кореспонденције. Обавезни атрибути пословног писма. Типичне врсте пословних писама. Унутар-организациона кореспонденција, честитке.
сажетак [855,8 К], додан 19.06.2010
Писмо као главни алат пословне кореспонденције између различитих предузећа (организација, институција). Класификација слова по стилу и сврси. Општи савети за презентацију пословног писма. Етикета службене комуникације.
сажетак [26,9 К], додан 24.01.2012
Концепт и облик пословног бонтона. Специфичности пословне комуникације. Принципи употребе етикета значи. Обрасци адреса у пословној кореспонденцији. Говорна ситуација и стандардни језички алати. Састав и језички стандард пословних писама.
абстрацт [55.1 К], додато на 18/11/2010
Радови у архивима су лепо дизајнирани према захтевима универзитета и садрже цртеже, дијаграме, формуле, итд.
ППТ, ППТКС и ПДФ фајлови су приказани само у архивама.
Препоручујемо да преузмете рад.
